St.-Charles, Municipalité de

L’Ombudsman a reçu une plainte alléguant que le Comité des services environnementaux de la Municipalité de St.-Charles avait tenu une séance à huis clos le 17 août 2021, quand deux membres siégeant au comité avaient assisté à une rencontre avec des résident(e)s au sujet de problèmes de collecte des ordures. Le(la) plaignant(e) craignait que cette rencontre ne constitue une réunion illégale en vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a conclu que la rencontre n’avait pas enfreint la Loi car les discussions qui s’étaient tenues alors étaient restées purement informelles et n’avaient pas fait avancer de façon importante les travaux ou la prise de décision du conseil ou du comité.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles, durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. L’Ombudsman a conclu qu’en général les renseignements communiqués au conseil par le personnel sur les finances de la municipalité ne relèvent d’aucune des exceptions aux règles des réunions publiques. Par conséquent, les discussions tenues lors de cette réunion ne relevaient pas de l’exception.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles, durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que l’exception ne s’appliquait pas aux discussions des finances de la municipalité et que les discussions tenues lors de cette réunion ne relevaient donc pas de cette exception.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. Le conseil avait discuté d’un document portant un filigrane indiquant qu’il avait été communiqué « à titre confidentiel » par un consultant à la municipalité. L’Ombudsman a conclu que le document résumait et analysait des renseignements sur la municipalité, et indiquait qu’il avait été communiqué « à titre confidentiel » car il avait été créé et remis à la municipalité par une tierce partie. L’alinéa 239 (2) i) vise à protéger les renseignements confidentiels à propos d’une tierce partie. Par conséquent, la discussion du rapport portant les mots « à titre confidentiel » ne relevait pas de l’exception des renseignements communiqués à titre confidentiel.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. Le conseil avait décidé de clore cette discussion en vertu de l’exception des renseignements privés, car il s’attendait à ce que les discussions sur les questions financières plus générales mènent à des discussions sur des employés identifiés, et parce qu’il croyait ne pas pouvoir séparer les deux discussions. L’Ombudsman a conclu que les discussions sur des employés individuels relevaient de l’exception des renseignements privés, mais que les discussions sur les renseignements financiers plus généraux n’en relevaient pas. L’Ombudsman a conclu que le conseil aurait pu séparer les deux discussions et qu’il aurait pu passer de séance publique en séance à huis clos dès la fin des discussions générales sur les renseignements financiers, au moment d’entamer les discussions sur des employés qui pouvaient être identifiés.

L’Ombudsman a examiné la séance à huis clos de la réunion du Comité plénier de la Municipalité de St.-Charles durant laquelle le comité avait discuté de documents et de recommandations sur les finances de la municipalité. Le conseil avait décidé de clore cette discussion en vertu de l’exception des renseignements privés, car il s’attendait à ce que les discussions sur les questions financières plus générales mènent à des discussions sur des employés identifiés, et parce qu’il croyait ne pas pouvoir séparer les deux discussions. L’Ombudsman a conclu que les discussions sur des employés individuels relevaient de l’exception des renseignements privés, mais que les discussions sur les renseignements financiers plus généraux n’en relevaient pas. L’Ombudsman a conclu que le conseil aurait pu séparer les deux discussions et qu’il aurait pu passer de séance publique en séance à huis clos dès la fin des discussions générales sur les renseignements financiers, au moment d’entamer les discussions sur des employés qui pouvaient être identifiés.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St.-Charles. L’Ombudsman a relevé un certain nombre de lacunes dans le règlement de procédure de la municipalité. Par exemple, en dépit de référence aux exceptions pour les réunions à huis clos énumérées à l’Annexe C, cette annexe ne comprenait pas les exceptions énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités. L’Ombudsman a recommandé que le conseil de la municipalité actualise son règlement de procédure pour refléter les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.

L’Ombudsman a examiné des réunions à huis clos tenues par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St. Charles pour discuter d’allégations concernant l’utilisation frauduleuse de cartes de crédit. L’Ombudsman a conclu que le règlement de procédure de la municipalité ne reflétait pas les dispositions des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités, malgré une recommandation faite précédemment par l’Ombudsman à cette municipalité lui préconisant d’actualiser son règlement de procédure en ce sens. L’Ombudsman a réitéré cette recommandation.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St.-Charles en s’appuyant sur l’exception des litiges actuels ou éventuels pour discuter d’allégations concernant l’utilisation abusive de cartes de crédit municipales par des employés. Durant cette réunion, la municipalité a examiné des conseils juridiques écrits. La discussion a notamment porté sur des renseignements au sujet de poursuites judiciaires en cours contre la municipalité et sur l'incidence que la réponse de la municipalité à ces allégations pourrait avoir pour ces poursuites. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception des litiges actuels ou éventuels.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le Comité de gouvernance générale de la Municipalité de St-Charles pour discuter d’allégations concernant l’utilisation abusive de cartes de crédit par des employés municipaux. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. Durant la discussion, le comité a parlé de plusieurs personnes dans le contexte de leur emploi ou de leurs relations professionnelles avec la municipalité. Toutefois, la discussion a également compris des détails concernant la conduite de ces personnes qui allaient au-delà de leur rôle professionnel et qui, s’ils avaient été divulgués, auraient révélé quelque chose de nature personnelle à leur sujet. L’Ombudsman a conclu que la discussion relevait de l’exception des renseignements privés. Au cours de l’enquête, il a été suggéré que les allégations d'utilisation abusive de cartes de crédit ne devraient pas être discutées en privé car les renseignements sur ces allégations avaient déjà été rendus publics lors d’une réunion du conseil. L’Ombudsman a souligné que la majorité des exceptions aux réunions à huis clos sont discrétionnaires et que, dans l’intérêt de l’ouverture et de la transparence, les municipalités devraient déterminer attentivement s’il serait davantage dans l’intérêt public de discuter ouvertement de la question. Toutefois, dans ce cas, le Comité avait discuté de renseignements qui n'avaient pas été examinés en public précédemment et qui n’étaient pas du type de renseignements généralement débattus en séance publique.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de St Charles, en s'appuyant sur l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés, pour discuter d’une ébauche de rapport financier présentée par ses vérificateurs. La présentation des vérificateurs au conseil comprenait des renseignements sur le rendement de divers services. Le conseil a aussi discuté du rendement de certains employés et des options qu'il avait pour régler ces questions. L’Ombudsman a conclu que la présentation des vérificateurs ne relevait pas de l’exception des relations de travail ou des négociations avec les employés, car elle portait sur des renseignements généraux concernant le rendement de divers services, plutôt que sur les relations ou les négociations avec le personnel. L’Ombudsman a conclu que la partie de la discussion sur le rendement professionnel de certains employés relevait de l’exception citée.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de St-Charles pour discuter de rapports de vérification et du rendement individuel des membres du personnel. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception des renseignements privés. L’Ombudsman a déterminé que les rapports de vérification contenaient des renseignements financiers municipaux et que leurs conclusions ne révélaient pas de renseignements privés sur les membres du personnel. Le fait que la municipalité dispose d’un personnel peu nombreux, et que des renseignements privés sur les employés individuels pourraient être déduits des conclusions du vérificateur, ne suffit pas pour que la discussion relève de l’exception des renseignements privés. L’Ombudsman a conclu que la discussion du conseil sur la conduite et le rendement des employés individuels s’inscrivait dans le cadre de l’exception des renseignements privés car les membres du personnel étaient désignés par leur nom. L’Ombudsman a conclu que le conseil aurait pu entrecouper son examen et que le rapport de vérification aurait pu être étudié en séance publique, séparément des questions de rendement des employés, car les deux sujets étaient distincts.

L’Ombudsman a examiné une réunion à huis clos tenue par le conseil de la Municipalité de St.-Charles pour discuter d’un rapport financier préliminaire de ses vérificateurs. La réunion s’est tenue à huis clos en vertu de l’exception de la sécurité des biens. Les vérificateurs ont fait une présentation au conseil sur les finances de la municipalité. L’Ombudsman a conclu que, dans certaines circonstances, une discussion sur les finances d’une municipalité peut relever de l’exception de la sécurité des biens. Par exemple, les cas de fraude ou de vol de biens municipaux, ou les menaces, s’inscrivent dans le cadre de cette exception. Toutefois, la présentation des vérificateurs comprenait des renseignements sur les finances de la municipalité, mais n’incluait pas de discussion de la moindre perte ou du moindre dommage potentiel sur ces biens. Par conséquent, la discussion ne relevait pas de l’exception de la sécurité des biens.