Enquête visant à déterminer si les membres du Comité d’amélioration du secteur riverain du Canton de Billings ont tenu des réunions à huis clos
en infraction à la Loi de 2001 sur les municipalités
« Sur les bords de l’eau »
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
octobre 2014
Plainte
1 Le 23 juillet 2014, mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Comité d’amélioration du secteur riverain (le Comité) du Canton de Billings se réunissait et prenait régulièrement des décisions à huis clos.
2 Selon le plaignant, l’aménagement du secteur riverain est une question de grand intérêt public pour la communauté et les réunions du Comité devraient donc être ouvertes au public.
Compétence de l'Ombudsman
3 En vertu de la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi), toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
4 Depuis le 1er janvier 2008, la Loi accorde aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman de l’Ontario l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
5 Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans le Canton de Billings.
6 Lorsqu’il enquête sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, mon Bureau détermine si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure pertinent ont été respectées.
Processus d'enquête
7 Les membres de l’Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (acronyme anglais OMLET) de mon Bureau ont examiné les extraits pertinents du Règlement de procédure du Canton et de la Loi. En outre, ils ont communiqué avec le personnel municipal, le maire et le président du Comité.
8 Les membres du Conseil et du personnel ont collaboré pleinement à notre examen.
Comité d'amélioration du secteur riverain
9 Le Comité d’amélioration du secteur riverain a été créé en 2012, dans le cadre du Plan de viabilité du Canton, qui comprenait l'aménagement du secteur riverain. Le personnel du Canton nous a fait savoir que, en dépit de son nom de « comité », il ne s'agit pas d'un comité du Conseil aux termes des exigences des réunions publiques. La création du Comité ne s’est pas accompagnée de l’adoption d’un règlement, et le Comité n’a pas de mandat officiel.
10 Le Comité est composé du maire, d’un membre du Conseil et de trois membres du public. Tous ont été nommés par le Conseil.
11 Le Comité se réunit selon les besoins. Les discussions qu’il tient lors de ses réunions portent sur tout projet en cours ou à venir, visant à améliorer le secteur riverain. Le Comité n’a ni budget, ni pouvoir décisionnel. Ses recommandations sont présentées au Conseil par le président du Comité, qui est lui-même membre du Conseil.
12 Les futures réunions du Comité sont annoncées verbalement à la réunion du Conseil qui précède toute réunion du Comité. Les membres du public peuvent assister aux réunions du Comité. Un agent de développement économique qui participe aux réunions dresse un procès-verbal. Les procès-verbaux sont conservés à LaCloche Manitoulin Business Assistance Corporation (LAMBAC) et le public peut les consulter sur demande.
Quand un comité est-il assujetti aux exigences des réunions publiques ?
Exigences pertinentes de la Loi et du Règlement municipal
13 Conformément à l’article 238 de la Loi sur les municipalités, le terme « comité » est ainsi défini : « Comité ou sous-comité consultatif ou autre, ou une entité similaire, dont au moins 50 pour cent des membres sont également membres d’un ou de plusieurs conseils municipaux ou conseils locaux. »
14 Le Règlement de procédure du Canton (Règlement 2009-01) définit ainsi un « comité » : « Tout comité, conseil local, ou entité similaire comprenant tous les membres nommés par le Conseil du Canton, mais excluant le Conseil de bibliothèque. » Par conséquent, si tous les membres d’un comité ou d’une entité similaire sont nommés par le Conseil, cette entité est considérée comme un « comité » aux termes du Règlement de procédure.
15 L’article 11 du Règlement de procédure stipule que le Conseil ne peut pas se réunir à huis clos, à moins que le sujet de la discussion ne relève de l’une des exceptions énoncées dans la Loi. L’article 26 du Règlement de procédure indique que les règles régissant la procédure du Conseil doivent être respectées par tous les comités.
Analyse
16 Le Comité d’amélioration du secteur riverain ne répond pas aux critères de composition d’un « comité » du Conseil, en vertu de l’article 238 de la Loi, car seuls deux de ses cinq membres sont aussi membres du Conseil. Toutefois, notre examen ne s’arrête pas là.
17 L’article 239.2 de la Loi stipule qu’un enquêteur municipal est chargé d’enquêter pour déterminer si une municipalité s’est conformée à l’article 239 de la Loi ou à un Règlement de procédure, à l’égard d’une réunion qui s’est tenue à huis clos (soulignement ajouté). Comme l’ont précisé d’autres enquêteurs chargés des réunions à huis clos[1], un organisme qui ne répond pas aux critères de composition d’un comité du Conseil, conformément à l’article 238 de la Loi, peut néanmoins constituer un comité du Conseil s’il répond à la définition donnée par le Règlement de procédure de la municipalité.
18 Dans ce cas, le Règlement de procédure du Canton définit ainsi un « comité » : « Tout comité, conseil local, ou entité similaire comprenant tous les membres nommés par le Conseil du Canton. » Le Comité d’amélioration du secteur riverain répond à cette définition, car tous ses membres ont été nommés par le Conseil, et c’est donc un comité en vertu du Règlement du Canton. De plus, le Règlement du Canton stipule que toutes les règles régissant les procédures du Conseil – y compris l’obligation de tenir les réunions conformément aux exigences des réunions publiques – doivent être respectées lors des réunions des comités.
19 Bien que le personnel ait déclaré à notre Bureau que le Comité d’amélioration du secteur riverain n’était pas considéré comme un « comité » du Conseil, il nous a aussi fait savoir que ce Comité communique des avis de ses réunions, conserve des procès-verbaux et permet au public d’assister à ses réunions.
Conclusion
20 Bien que le Comité d’amélioration du secteur riverain ait déjà pour pratique de tenir ses réunions en public, il semble y avoir confusion quant au statut de ce Comité relativement aux exigences des réunions publiques, en tant que comité du Conseil. Le personnel et le Conseil devraient savoir que tout groupe qui répond à la définition de « comité » en vertu du Règlement de procédure du Canton (2009-01) est assujetti aux exigences des réunions publiques, conformément aux dispositions des articles 11 et 26 de ce Règlement.
21 Par souci de clarté, nous encourageons le Conseil à doter ce Comité d'un mandat, et à officialiser – par écrit – le devoir qu’a le Comité de communiquer des avis de ses réunions au public.
Rapport
22 Mon Bureau a parlé au maire, à la secrétaire-trésorière et au président du Comité d’amélioration du secteur riverain le 30 septembre 2014 pour leur communiquer un aperçu de nos conclusions, et pour leur donner la possibilité de nous fournir des commentaires. Tous les commentaires que nous avons reçus ont été pris en compte à la rédaction de ce rapport.
23 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil et mis à la disposition du public, dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil. De plus, il devrait être présenté au Comité d’amélioration du secteur riverain au plus tard lors de sa prochaine réunion.
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario
[1] Voir par exemple l’enquête faite en août 2010 par Amberley Gavel Ltd. à propos du Comité de l’école secondaire du district de Niagara.