Enquête visant à déterminer si le Conseil de la Municipalité de Killarney a tenu indûment une réunion à huis clos le 25 avril 2014
« Sur le quai »
André Marin
Ombudsman de l’Ontario
octobre 2014
Plainte
1 Le 28 mai 2014, mon Bureau a reçu une plainte alléguant que le Conseil de la Municipalité de Killarney avait rencontré les représentants d’une entreprise locale sur le quai de la ville, le 25 avril 2014, et avait pris la décision de construire un local temporaire de traitement pour cette entreprise.
2 Cette plainte a été déposée à la suite d’une lettre envoyée le 4 mai 2014 par le propriétaire de l’entreprise au Conseil, qui a été incluse à l’ordre du jour de la réunion publique du Conseil le 14 mai. La lettre du 4 mai indiquait que le propriétaire de l’entreprise avait rencontré le Conseil sur le quai le 25 avril et que le Conseil l’avait informé que la municipalité construirait un local temporaire de traitement pour son entreprise.
3 Le plaignant pensait que le Conseil devait avoir pris la décision de construire ce local temporaire lors de la rencontre sur le quai le 25 avril, car le procès-verbal de la réunion publique du Conseil ne faisait état d’aucune décision en ce sens. Il a donc allégué que le Conseil avait travaillé à un processus décisionnel sur le quai et que la rencontre constituait une réunion indûment tenue à huis clos, en infraction à la Loi de 2001 sur les municipalités (la Loi).
Compétence de l'Ombudsman
4 En vertu de la Loi, toutes les réunions d’un conseil municipal, d’un conseil local, et d’un comité de l’un ou de l’autre doivent se tenir en public, sous réserve des exceptions prescrites.
5 Depuis le 1er janvier 2008, des modifications apportées à la Loi accordent aux citoyens le droit de demander une enquête visant à déterminer si une municipalité s’est dûment retirée à huis clos. Les municipalités peuvent désigner leur propre enquêteur ou recourir aux services de l’Ombudsman de l’Ontario. La Loi fait de l’Ombudsman l’enquêteur par défaut dans les municipalités qui n’ont pas désigné leur propre enquêteur.
6 Mon Bureau est chargé d’enquêter sur les réunions à huis clos dans la Municipalité de Killarney.
7 Lorsqu’il enquête sur les plaintes à propos de réunions à huis clos, notre Bureau détermine si les exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi et le Règlement municipal de procédure pertinent ont été respectées.
Processus d'enquête
8 Le 14 juillet 2014, les membres de mon Équipe d’application de la loi sur les réunions publiques (OMLET) ont avisé la Municipalité que nous enquêterions sur cette plainte.
9 Nous avons examiné la documentation de la réunion du Conseil du 25 avril, y compris l’ordre du jour et le procès-verbal, ainsi que le Règlement de procédure de la Municipalité et les extraits pertinents de la Loi. De plus, nous avons parlé au personnel de la municipalité et nous avons interviewé les membres du Conseil et le propriétaire de l’entreprise qui étaient présents à la rencontre sur le quai le 25 avril.
10 Les membres du Conseil et du personnel ont pleinement coopéré à notre enquête.
Réunion publique du Conseil le 25 avril
11 L’ordre du jour indiquait qu’une réunion extraordinaire du Conseil aurait lieu à 13 h 30 le 25 avril 2014.
12 Le procès-verbal de la réunion publique indique qu’un entrepreneur de la localité a déclaré au Conseil qu'il avait besoin d'un local temporaire de traitement sur le quai, pendant qu'il faisait construire de nouveaux locaux pour son entreprise.
13 À 13 h 50, le maire a levé la séance pour la reprendre ensuite sur le quai. Les membres du Conseil nous ont informés qu’il avait pris cette décision pour qu’ils puissent voir l’emplacement et mieux visualiser où ce local temporaire pourrait être installé pour répondre aux besoins de l'entrepreneur. Le maire a invité toutes les personnes présentes à la réunion du Conseil à se rendre sur les lieux, ce qu’a fait un membre du public. Tout le Conseil, la secrétaire adjointe et les représentants de l’entrepreneur se sont aussi rendus sur les lieux.
14 La réunion a repris dans la salle du Conseil à 14 h 25.
Discussions sur le quai
15 Le quai est tout proche de l’hôtel de ville et la majorité des membres du Conseil y sont allés à pied.
16 Toutes les personnes que nous avons interviewées nous ont dit que les discussions sur le quai avaient porté sur de possibles emplacements du local temporaire qui ne gêneraient pas les travaux de construction en cours. Aucun membre ne s’est souvenu d'avoir voté, ou pris une décision, quant aux mesures que prendrait le Conseil pour répondre à la requête de l'entrepreneur.
17 Tous les membres du Conseil ont déclaré qu’aucune décision finale n’avait été prise sur cette question avant la réunion du Conseil le 7 mai. Lors de cette réunion, le Conseil avait voté en public en faveur de l’achat d’une caravane qui servirait à l’entrepreneur, plutôt que de lui construire un local temporaire.
18 Le propriétaire de l’entreprise a dit à mon Bureau que l’objectif de sa lettre au Conseil le 4 mai était de l'informer qu’à sa connaissance, la construction d’un local temporaire serait l'une des options envisagées par le Conseil.
19 Il a aussi dit que la décision n'avait pas été prise à la rencontre du 25 avril sur le quai et qu'il savait que le Conseil devrait examiner cette question et voter à son sujet lors d’une réunion. Il ne se souvenait ni d’un vote ni d’un consensus qui aurait été atteint sur le quai le 25 avril.
20 Il n’existe aucun compte rendu, écrit ou autre, des discussions qui ont eu lieu sur le quai le 25 avril.
Analyse
21 Les membres du Conseil se sont réunis sur le quai le 25 avril afin de voir personnellement où un local temporaire pourrait être placé pour un entrepreneur local. Les membres du public qui étaient présents à la réunion du Conseil ce jour-là ont également été invités à se rendre sur les lieux. Tous les membres du Conseil ont déclaré qu'il n'y avait eu aucune décision, ni aucun vote, durant la visite sur le quai.
22 La plainte déposée à notre Bureau alléguait que le Conseil devait avoir pris sa décision de construire un local temporaire de traitement durant sa rencontre sur le quai, étant donné que la lettre du propriétaire de l’entreprise datant du 4 mai faisait référence à cette décision. Cependant, le Conseil a finalement décidé – lors de la réunion du 7 mai – de ne pas construire de local temporaire, mais plutôt de faire l’achat d’une caravane pour l’entreprise, durant la construction de ses locaux permanents.
23 Le propriétaire de l’entreprise nous a avisés que, malgré la déclaration faite dans sa lettre du 4 mai, il n’avait assisté à aucun vote et qu’à sa connaissance aucun consensus n’avait été atteint sur le quai.
24 Dans plusieurs de mes rapports antérieurs sur les réunions à huis clos[1], j'ai donné ma définition de « réunion », qui est la suivante :
Les membres du Conseil (ou d’un comité) doivent se rassembler en vue d’exercer le pouvoir ou l’autorité du Conseil (ou du comité), ou dans le but de faire le travail préparatoire nécessaire à l’exercice de ce pouvoir ou de cette autorité.
25 Sur le quai, le 25 avril, le Conseil s’est clairement réuni dans le but de faire un travail préparatoire à l’exercice de son pouvoir ou de son autorité. Plus précisément, il a recueilli alors des renseignements afin de l’aider à décider quelle solution mettre en œuvre pour l’hébergement d’une entreprise locale. Le 7 mai, il a exercé son pouvoir de voter en faveur de l’achat d’une caravane pour l’entrepreneur.
26 La rencontre sur le quai était donc une réunion du Conseil, assujettie aux exigences des réunions publiques. En revanche, comme les membres du public avaient été invités à se rendre sur le quai, il ne s’agissait pas d’une réunion à huis clos du Conseil, mais de la continuation de la réunion publique commencée dans la salle du Conseil.
27 Par conséquent, certaines formalités de procédure auraient dû être respectées, dont l’établissement d’un procès-verbal. Elles auraient apporté un éclairage bien utile quant à la teneur des discussions. En outre, quand des réunions ou des parties de réunions se tiennent ailleurs que dans la salle du Conseil, un avis devrait être communiqué quant au changement de lieu pour que les membres du public puissent y assister s’ils le souhaitent.
Opinion
28 Notre enquête a conclu que la rencontre des conseillers de la Municipalité de Killarney sur le quai local le 25 avril 2014 n’était pas une réunion à huis clos tenue en infraction aux exigences des réunions publiques énoncées dans la Loi de 2001 sur les municipalités.
Rapport
29 Le personnel de mon Bureau a parlé à la secrétaire et au maire le 1er octobre 2014 pour les informer de nos conclusions et pour offrir à la Municipalité la possibilité de faire des commentaires. Nous avons tenu compte de ces commentaires dans la rédaction de ce rapport.
30 Mon rapport devrait être communiqué au Conseil de la Municipalité de Killarney et mis à la disposition du public dès que possible, au plus tard lors de la prochaine réunion du Conseil.
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André Marin
Ombudsman de l’Ontario
[1] Voir par exemple le rapport de l’Ombudsman Porte ouverte sur le scandale des billets du concert d’Elton John, au sujet d’une réunion tenue par la Ville du Grand Sudbury en février 2008.